Meldpunt

Welke meldingen?

Je kan inbreuken die gebaseerd zijn op informatie die je uit je werkomgeving verkreeg, melden. Om over een inbreuk te spreken, moet het gaan over een handeling of een nalatigheid die onrechtmatig is, of die de regelgeving schendt. Een melding is iets anders dan een klacht.

Wie kan melden?

Het gaat ruimer dan enkel personeelsleden van het intergemeentelijke samenwerkingsverband SOLVA.  Ook externen die via hun werk met SOLVA in contact komen, kunnen een melding maken. Denk bijvoorbeeld aan sollicitanten, consultants of leveranciers.

Het meldkanaal voor klokkenluiders is niet bedoeld voor burgers met een klacht over de handelingen of werking van SOLVA.

Waar kan je melden?

Intern meldpunt

Intern kan je terecht bij de Algemeen directeur van SOLVA, de heer Bart Wallays. Je kan ook terecht bij de personeelsverantwoordelijke van SOLVA.

Je kan een melding schriftelijk (via mail of brief) richten aan dit interne meldpunt:

• Bart Wallays, [email protected], Gentsesteenweg 1B, 9520 Sint-Lievens-Houtem
• Nathalie De Cremer, [email protected], Gentsesteenweg 1B, 9520 Sint-Lievens-Houtem

Je kan bij deze communicatie duidelijk aangeven dat het om vertrouwelijke informatie gaat. Dan wordt de brief/mail enkel geopend door de verantwoordelijken van het interne meldpunt.

Je kan het interne meldpunt ook telefonisch bereiken op het nummer van de personeelsverantwoordelijke. Nathalie De Cremer,  053/64.65.31

Extern meldpunt

Heb je al een interne melding gedaan? Of meen je dat de inbreuk bij een interne melding niet doeltreffend kan worden behandeld of dat er een risico op represailles bestaat? In dit geval kan je een melding maken bij de Vlaamse Ombudsdienst:

• Vlaamse Ombudsdienst, Leuvensesteenweg 86, 1000 Brussel
• 02 552 48 48
• [email protected]

Welke garanties en bescherming zijn er?

De procedures en systemen die gebruikt worden om meldingen te ontvangen en op te volgen, bieden de nodige garanties inzake vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling. Er is een verbod op represailles ter vergelding van een melding of openbaarmaking. De definitie van represailles is ruim omschreven. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties of reputatieschade. De bescherming tegen represailles is onbeperkt in tijd.

De meldingskanalen zorgen voor systemen die de vertrouwelijkheid beschermen van:

• jouw identiteit
• de identiteit van de anderen in de melding genoemd
• de informatie waaruit jouw identiteit of deze van de anderen kunnen blijken

Dit door onder andere de toegang tot deze informatie te beperken.

Bij een melding via de interne en externe meldkanalen, heb je de keuze om je naam bekend te maken als melder, of anoniem te blijven. Meld je anoniem, dan wordt je identiteit niet bekend gemaakt. Meld je niet anoniem en maak je je naam bekend, dan wordt je identiteit beschermd.

Wanneer kom je als melder in aanmerking voor bescherming?

Als melder moet je redelijke gronden hebben om aan te nemen dat wat je meldt juist is, gezien de omstandigheden en de informatie waarover je op het moment van de melding beschikt. Wie opzettelijk of bewust onjuiste of misleidende informatie meldt, geniet geen bescherming.

Hoe verloopt de procedure?

De invulling van het meldkanaal ligt formeel vast:

• Klokkenluiders kunnen meldingen schriftelijk (mail en brief), telefonisch of tijdens een fysieke ontmoeting bezorgen. De melder heeft hierbij recht op een verslag.
• Binnen de 7 kalenderdagen dient de melder een ontvangstmelding te krijgen, binnen de 3 maanden de feedback.
• Het Bestuursdecreet en GDPR bepalen duidelijk aan welke gegevens over de melding mogen of moeten geregistreerd worden en geeft richtlijnen over de bewaring.

Welke wetgeving is van toepassing?

De basis is de Europese Klokkenluidersrichtlijn die mensen die overtredingen en misbruiken aanklagen wil beschermen tegen de negatieve gevolgen van de melding. De Vlaamse Overheid heeft de Europese richtlijnen omgezet naar regelgeving met een bestuursdecreet (vlaanderen.be) dat van toepassing is voor de Vlaamse overheid de lokale besturen en de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, zoals SOLVA. Het decreet werd op 16 november 2022 goedgekeurd in het Vlaamse parlement

Je kan er ook voor kiezen om de informatie openbaar bekend te maken.

In geval van openbaarmaking moet aan een van de volgende voorwaarden voldaan zijn opdat je als melder bescherming geniet:

• Je hebt eerst intern of extern gemeld, of hebt meteen extern gemeld omdat je meende dat de inbreuk niet doeltreffend behandeld kon worden of dat er een risico op represailles bestond. Vervolgens zijn er geen passende maatregelen genomen binnen de 3 maanden nadat het betreffende meldingskanaal de melding heeft ontvangen.
• Je meent dat een van de volgende situaties zich voordoet:

• De inbreuk kan een dreigend of reëel gevaar vormen voor het algemene belang.
• Er bestaat naar aanleiding van een externe melding een risico op represailles of het is niet waarschijnlijk dat de inbreuk doeltreffend wordt behandeld door de bijzondere omstandigheden van de zaak.

Welke rechten heeft de betrokkene?

De persoon over wie de melding gaat, de betrokkene, heeft de volgende rechten:

• Geheimhouding van de identiteit
• Recht op een doeltreffende voorziening in rechte
• Recht op een eerlijk proces
• Het vermoeden van onschuld
• Recht van verdediging: bijvoorbeeld: recht om gehoord te worden en recht op toegang tot hun dossier